Przedsiębiorca na starcie podejmuje wiele powiązanych decyzji: kto prowadzi działalność, w jaki sposób firma zarabia, jakie ponosi koszty, kto odpowiada za zobowiązania i jakie dane będą potrzebne do rozliczeń. Dobre przygotowanie nie eliminuje zmian, ale pozwala unikać przypadkowych rozwiązań trudnych do odwrócenia.
Zacznij od modelu działalności
Opisz klienta, sposób sprzedaży, moment wykonania usługi, terminy płatności, kluczowe koszty i zasoby. Inne potrzeby ma konsultant wystawiający kilka faktur miesięcznie, inne sklep z zapasem towaru, a jeszcze inne spółka realizująca długie projekty z zaliczkami i podwykonawcami.
Forma prawna i odpowiedzialność
Wybór formy wpływa na rejestrację, reprezentację, odpowiedzialność, księgowość i sposób podejmowania decyzji. Nie warto kierować się wyłącznie kosztem pierwszego miesiąca. Należy uwzględnić wspólników, ryzyko kontraktów, potrzebę pozyskania finansowania i plan rozwoju.
Zasady podatkowe i formalne zmieniają się. Wariant należy potwierdzić dla bieżącego stanu prawnego i własnych danych, zanim zostanie wdrożony.
Plan finansowy, który mieści się na jednej stronie
Na początek wystarczy prognoza sprzedaży, kosztów stałych, kosztów zmiennych i przepływów pieniężnych. Trzeba rozróżnić przychód od wpływu na rachunek oraz koszt od terminu płatności. Firma może być rentowna na papierze i jednocześnie nie mieć środków na bieżące zobowiązania.
| Pytanie | Po co je zadać |
|---|---|
| Kiedy klient płaci? | Określa zapotrzebowanie na kapitał obrotowy. |
| Co płacę przed sprzedażą? | Pokazuje ryzyko finansowania zapasu lub realizacji. |
| Które koszty są stałe? | Pomaga wyliczyć minimalny poziom sprzedaży. |
| Jaki mam bufor? | Daje czas na korektę przy wolniejszym starcie. |
Pierwsze umowy powinny odzwierciedlać sprzedaż
Regulamin, oferta i umowa muszą być spójne z tym, co zespół rzeczywiście dostarcza. Trzeba określić zakres, termin, odbiór, płatność, odpowiedzialność i zakończenie. Jeżeli firma korzysta z podwykonawców, ich zobowiązania powinny umożliwiać wykonanie obietnic składanych klientowi.
Minimalny zestaw procesów
- przyjęcie klienta i weryfikacja danych,
- zawarcie umowy oraz archiwizacja właściwej wersji,
- wystawienie dokumentu sprzedaży i monitoring płatności,
- zatwierdzanie wydatków oraz przekazywanie dokumentów do księgowości,
- ochrona danych, uprawnienia i kopie zapasowe,
- obsługa reklamacji, sporu lub zakończenia współpracy.
Plan pierwszych 90 dni
W pierwszym miesiącu sprawdź, czy obieg dokumentów działa i czy sprzedaż odpowiada założeniom. W drugim porównaj marże, należności i czas realizacji. W trzecim oceń, które czynności wymagają automatyzacji, dodatkowej umowy albo zewnętrznego wsparcia. Krótkie cykle pozwalają korygować proces zanim utrwali się zła praktyka.